Privacybeleid

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) ofwel de ‘privacywet’ legt regels op aan organisaties die persoonsgegevens verwerken en beheren, waaronder ook Sovon. Persoonsgegevens zijn combinaties van naam-adres-woonplaats, andere combinaties van namen met achtergrondgegevens (zoals IP-adressen), telefoonnummers en emailadressen.

Dat betekent dat:

  • het voor eenieder van wie Sovon persoonsgegevens verwerkt, duidelijk  moet zijn hoe en waarom dit gebeurt;
  • persoonsgegevens door Sovon alleen verzameld en beheerd mogen worden met een gerechtvaardigd en duidelijk beschreven doel;
  • dit doel vastgelegd moet zijn in de privacyverklaring;  
  • Beheerde persoonsgegevens juist en actueel zijn;
  • Persoonsgegevens adequaat zijn beveiligd.

Sovon gaat zorgvuldig met persoonsgegevens om, en hanteert strikte privacyregels. Persoonsgegevens worden niet verstrekt of ter inzage gegeven aan derden. Derden zijn alle anderen dan Sovon en de persoon in kwestie. Verwerkers zijn daar de enige uitzondering op, naast uitzonderingen door de wet gesteld. Verwerkers zijn bedrijven die op verzoek van Sovon publicaties versturen naar de leden en waarnemers. In een verwerkersovereenkomst is dan vastgelegd dat de persoonsgegevens uitsluitend voor dat doel gebruikt mogen worden.

Inzien onder 'Mijn account'

Belangrijk is dat waarnemers na het inloggen op de website via ‘Mijn account’ de persoonsgegevens kunnen inzien en/of wijzigen. Elke waarnemer wordt na het inloggen eenmalig gevraagd om akkoord te gaan met het gebruik van de persoonsgegevens om het telwerk zo goed mogelijk ondersteunen, en de waarnemer te kunnen informeren over resultaten en ontwikkelingen.

Veilig binnen Sovon

In overleg met de Ledenraad zijn onze al lang strikte privacyregels in november 2017 herbevestigd. De persoonsgegevens blijven dus veilig binnen Sovon.

Informeren

Sovon gebruikt persoonsgegevens om waarnemers zo goed mogelijk te informeren over de ontwikkeling op het vlak van vogelmonitoring, de toepassing daarvan en de communicatie rondom aangeleverde telgegevens en te tellen gebieden. In monitoringrapporten kunnen we – zonder nadere context - namen noemen van de waarnemers die daaraan in een bepaald jaar hebben bijgedragen. Waarnemers die dit niet op prijs stellen kunnen dit melden via privacymedewerker@sovon.nl.

Analyseren

We gebruiken persoonsgegevens soms op een geaggregeerd (sterk samengevoegd) niveau voor analyses om zicht te krijgen op de ontwikkeling van het waarnemersnetwerk en op de kwaliteit van de monitoringgegevens. Voorbeelden van dergelijke analyses zijn:

  • Ontwikkelingen in het aantal actieve waarnemers in een bepaalde regio
  • Ontwikkelingen in de ervaring/ telvaardigheid van waarnemers bij een bepaald meetnetonderdeel

Bij dergelijke geaggregeerde analyses zorgen we ervoor dat die nimmer herleidbaar zijn naar individuele personen. Intern is binnen Sovon in kaart gebracht wie persoonsgegevens kan gebruiken, en onder welke voorwaarden.

Verwerkingsregister

In een verwerkingsregister houden we bij hoe de verwerking plaats vindt en hoe de beveiliging van persoonsgegevens organisatorisch en technisch is geregeld. Een eventueel datalek melden we binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens. In dat geval nemen we per direct alle benodigde schadebeperkende maatregelen.

Onderdeel van het kwaliteitsmanagementsysteem

Ons privacybeleid is ondergebracht in ons kwaliteitsmanagementsysteem dat gecertificeerd is volgens de ISO norm 9001:2015.

Functionaris gegevensbescherming

Sovon heeft een Functionaris Gegevensbescherming aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit. De Functionaris ziet er op toe dat Sovon voldoet aan de eisen van de AVG.

 

Raadpleeg ook onze privacyverklaring. Vragen over ons privacybeleid kunnen gesteld worden aan privacymedewerker@sovon.nl.

 

Deze pagina is op het laatst herzien op 3 december 2019.